תכנון אירוע גדול- מתמקדים בעיקר

תכנון אירוע גדול יכול להלחיץ כל אחד. אפילו אם ארגנתם אירועים גדולים בעבר יכול וכעת אתם מארגנים אירוע יותר קטן מהקודמים, עדיין יש דאגות וחששות רבות לקראת אירוע נוסף. לכן אנו מרכזים עבורכם כמה טיפים ופעולות שאתם חייבים ליישם לקראת הארגון הבא שלכם כדי לייעל הכול.

לעבוד מסודר ובצורה הדרגתית

הדבר הראון שאתם חייבים לזכור הוא שקשה מאוד לארגן אירוע בלחץ, ואין דבר שמגביר יותר את הלחץ מאשר הזמן . ברגע שתתחילו לארגן את האירוע בלחץ של זמן, כאשר לחץ של זמן יכול להיות גם כמה שבועות או אפילו כמה חודשים לפני המועד המתוכנן, וזאת כמובן לפי גודל האירוע והדרישות שלו. למשל, אירוע שכולל גם קייטרינג וגם תיאום עם אמנים מסוימים צריך להתארגן חודשים מראש ואם יש מאות מוזמנים אז אולי אפילו חצי שנה מראש. בכל מקרה עליכם לעבוד בצורה מסודרת, אפשר להיעזר במארגן אירועים, כאשר מומלץ לקחת לוח שנה ולהתחיל לסמן אותו במשימות שונות וברורות.

לבחור חברת ציוד לאירועים בצורה נכונה

אם אתם מפיקים אירוע גדול ולא משנה מאיזה סוג, לא רק מארגן אירועים או מעצב אירועים יכולים לעזור לכם אלא גם חברה להשכרת ציוד לאירועים. אם אתם מפיקים את האירוע מאפס אתם חייבים להיעזר בחברה כזו שתספק לכם פינות ישיבה, השכרת במות, פתרונות הצללה וכן הלאה. יותר מחברת הקייטרינג במידה ויש, יותר מהאומן שייתן לנו הופעה מרהיבה ויותר מהאטרקציות והפעילויות שיהיו באירוע, החברה להשכרת ציוד לאירועים תהיה החברה החשובה ביותר שתעבדו עמה בהכנות הללו. לכן חשוב לבחור אותה לפי פרמטרים של ניסיון רב בתחום, השם שלה, האמינות ויחסי האנוש. 

להבין ביחד מה סגנון וצרכי האירוע

אחרי שתבחרו בחברה להשכרת ציוד לאירועים אתם חייבים להיפגש איתה ולהסביר לה איזה אירוע אתם בדיוק רוצים להפיק. האם מדובר על אירוע עם פינות שאנטי? האם זהו אירוע צהריים או אירוע ערב? אולי זו בכלל חתונה או שמא מדובר על אירוע חברה? לכל אירוע יש את האופי שלו, את הצרכים שלו ואת כמות המוזמנים שלו. חלק מהאירועים יהיו חייבים שתהיה במה גדולה במרכז ולחלק הבמה יכולה להוסיף אך לא תהיה הכרחית וכן הלאה.

אל תשכחו להזמין את המוזמנים

מבין כל ההכנות יכול להיות שדווקא את הסעיף הבסיסי אך החשוב מכול תשכחו: הזמנת המוזמנים. בין אם אתם מתכוונים להזמין 200 אורחים ובין אם אתם מתכוונים שבאירוע שלכם יהיו 600 מוזמנים, אתם חייבים לזכור שהם חייבים לקבל את ההזמנות בזמן. אתם גם חייבים לוודא שהם קיבלו את ההזמנה כאשר לעתים אחרי הכנות ממושכות של חודשים רבים, דווקא שליחת ההזמנה נדחית לרגע האחרון ולעתים כמעט ושוכחים ממנה מה שגורם לבעיה קשה מאוד.

הבמות ישפרו את האירוע

יכול להיות שלא חשבתם על במות להשכרה לאירוע שלכם אז זו הפסקה שתשנה את הכל. במות להשכרה יכולות להיות מושלמות לכל אירוע ואם אתם כבר משקיעים באירוע גדול, ההפקה שלכם תהיה הרבה יותר מושלמת כאשר תהיה במה מתאימה שעליה תוכלו לדבר אל הקהל הנרחב. יכול להיות שהאומן ישתמש בה ואולי אפילו יהיה חייב אחת כזו, יכול להיות שתשתמשו בה להגיד כמה מילות תודה על העזרה בהפקה או למוזמנים שהגיעו ויכול להיות שהיא תשמש להודעות חשובות אחרות. הבמה נותנת סדר לאירוע ורק חשוב להשכיר אותה נכון ולדאוג לכל האישורים למען הקמתה.